Les élections sociales sont derrière nous. Il est temps désormais de mettre en place les nouveaux organes de concertations sociales au sein de vos ETA.
Quand convoquer la première réunion ?
La réunion d’installation du nouveau CE et/ou CPPT se tient :
- lorsqu’aucun recours n’est introduit pour annuler les élections, pour rectifier les résultats des élections ou pour annuler la désignation d’un délégué représentant l’employeur : au plus tard dans les 30 jours suivant l’expiration du délai de recours (fixée au jour Y + 15 entre le 1er et le 14 décembre 2020), soit au plus tard au jour Y+45 entre le 31 décembre 2020 et le 13 janvier 2021 en fonction de la date des votes dans votre ETA ;
- si un recours est introduit : dans les 30 jours suivant la décision judiciaire définitive validant les élections ;
- si le ROI (le règlement d’ordre intérieur) prévoit un délai plus court : dans le délai fixé par le ROI.
Notez que tant que cette réunion d’installation ne s’est pas tenue, l’ancien CE et/ou CPPT continue d’exercer ses missions. Il en va de même durant la procédure judiciaire en cas de recours.
Les réunions ultérieures se tiennent au moins une fois par mois.
Qui convoque ?
Le président du CE et/ou CPPT convoque cette première réunion. Si le CE et/ou le CPPT est constitué pour la première fois, c’est au chef d’entreprise qu’il revient de convoquer cette première réunion.
Le président et/ou le chef d’entreprise détermine la date, l’heure et le lieu de cette réunion.
Qui convoquer ?
Les représentants effectifs des travailleurs et de l’ETA (désignés parmi le personnel de direction au sens de la Loi ES) sont convoqués à cette réunion.
Toutefois, vous pouvez également inviter les représentants suppléants. Veillez à bien insister sur le caractère exceptionnel de cette invitation à la réunion d’installation.
Que mettre à l’ordre du jour (OJ) ?
Lors de cette première réunion du CE et/ou CPPT, il s’agira principalement des points d’ordre organisationnel :
- la présentation des représentants de l’employeur ;
- la présentation des représentants des travailleurs ;
- la désignation du président ;
- la désignation du secrétaire ainsi que la détermination des différentes tâches lui incombant ;
- l’approbation du ROI.
Vous pouvez profiter de la réunion d’installation du CE et/ou du CPPT (en l’absence de CE) pour communiquer l’information de base. L’information de base est un rapport écrit qui reprend les informations économiques et financières de l’ETA. Cette information de base doit être communiquée par le président du CE et/ou CPPT (en l’absence de CE) dans les deux mois qui suivent le jour des élections sociales. Profitez également de la première réunion pour fixer la réunion spéciale (tenue en dehors du calendrier normal des réunions) au cours de laquelle cette information de base doit être commentée et discutée avec les représentants des travailleurs. Cette réunion spéciale doit être fixée pour une durée d’au moins 8 heures et doit avoir lieu dans les 15 jours à 2 mois qui suivent la communication de l’information de base.
Comment se déroule cette première réunion ?
La réunion d’installation vise essentiellement à présenter les nouvelles équipes de représentants travailleurs et employeur.
Si le CE et/ou le CPPT est constitué pour la première fois, il convient de désigner un président. Ces organes sont présidés par le chef d’entreprise ou par son délégué à la présidence. Une fois désignée par le président, cette personne engage valablement l’entreprise.
La première réunion sert également à désigner le secrétaire du CE. Celui-ci est un membre des représentants syndicaux et est donc désigné par eux.
A défaut d’accord entre les représentants syndicaux et de dispositions dans le ROI permettant de trancher le litige, le secrétaire est désigné par l’organisation syndicale dont la liste a obtenu le plus de voix aux élections sociales.
Pensez à faire désigner un secrétaire suppléant.
Au CPPT, le service interne de prévention et de protection au travail endosse la rôle de secrétaire.
Enfin, il convient d’aborder au cours de cette réunion la question du ROI dans le but d’informer les nouveaux membres élus de l’existence et du contenu du règlement d’ordre intérieur existant, s’il en existe un ou d’en établir un le cas échéant.
S’il existait un ROI en vigueur au cours de cette législature précédente, les membres du CE et/ou CPPT peuvent décider de son maintien comme tel ou de son adaptation.
Une approbation formelle du règlement du règlement existant n’est pas nécessaire lors de la première réunion. Seule une prise de connaissance et une preuve de cette prise de connaissance (sur l’OJ/le PV) doivent avoir lieu.
Aussi longtemps qu’aucune décision n’est prise dans le but de modifier le règlement d’ordre intérieur, le règlement en vigueur lors de la législature précédente reste d’application.
Enfin, si une modification du règlement est envisagée, il convient pour ce faire de suivre la procédure qui doit déjà avoir être prévue dans le règlement existant.
Notez que cette nouvelle législature du CE et/ou CPPT est l’occasion d’apporter des modifications au ROI, de remettre les règles de fonctionnement sur la table et de les corriger le cas échéant. Le ROI est en effet un document essentiel au fonctionnement de ces organes de concertation. Il est particulièrement requis de prévoir des règles de décision et de quorum différentes de celles de l’unanimité. Des règles plus souples permettent d’éviter le blocage dans la prise de décisions.
Le ROI doit comporter des dispositions obligatoires :
CE :
- Le délai d’inscription d’une question à l’ordre du jour par un membre du Conseil d’entreprise
- Le délai de convocation aux réunions
- Le contenu de la convocation mentionnant les points portés à l’ordre du jour
- Le rôle du président et les modalités de son remplacement.
- Le rôle du secrétaire, les modalités de son choix et de son remplacement
- Les règles à observer quant au déroulement des réunions
- Les modalités de rédaction et d’approbation des procès-verbaux des réunions et de la communication de ceux-ci à chaque membre du Conseil
- Le mode d’information du personnel et le mode de communication à celui-ci des activités du Conseil d’entreprise
- Le mode de conservation des archives du Conseil d’entreprise et les modalités de consultation de celles-ci par les membres du conseil d’entreprise
- La procédure de modification du règlement d’ordre intérieur
CPPT :
- Les modalités concernant le lieu et le moment des réunions;
- Les noms et prénoms des membres effectifs et suppléants qui représentent l’employeur ainsi que les noms et prénoms des membres effectifs et suppléants qui représentent les travailleurs;
- Le nom et prénom du président et, le cas échéant ceux de son remplaçant;
- Les modalités concernant la tâche du président et les modalités selon lesquelles il peut se faire remplacer;
- Le mode d’inscription d’un point à l’ordre du jour;
- Le mode de convocation des membres à la réunion;
- Les modalités concernant le déroulement des réunions;
- Les modalités concernant le quorum de présences exigé afin de pouvoir se réunir valablement ainsi que le mode de constatation qu’un accord a été obtenu;
- Le mode de consultation des rapports, des avis et de tous les autres documents qui doivent être tenus à la disposition du comité par l’employeur;
- Le mode et le délai de conservation des archives du comité ainsi que les modalités de consultation de celles-ci par les membres du comité;
- Les modalités concernant la désignation des délégations visées aux articles ii.7-10 à ii.7-12 du code du bien-être au travail, et la composition de ces délégations;
- La nature des moyens, notamment sous la forme d’un carnet de notes ou d’un moyen de rapport équivalent, qui en application de l’article ii.7-20 du code sont mis à la disposition des membres du comité;
- Les modalités concernant les contacts visés à l’article ii.7-17 du code;
- Les modalités relatives aux réunions préparatoires et aux réunions supplémentaires;
- Le mode de convocation des experts, le cas échéant;
- Le mode d’information du personnel sur les points à l’ordre du jour et sur les décisions du comité;
- La procédure de modification du règlement.
L’Eweta peut vous faire parvenir un document type si vous le souhaitez.
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