L’administration fiscale a publié une nouvelle circulaire qui clarifie sa position concernant traitement fiscal des indemnités de télétravail (frais de bureau).
Dans un BI précédent, nous vous expliquions quelles indemnités peuvent être octroyées aux travailleurs occupés en télétravail en raison des mesures liées au coronavirus.
Si l’ONSS a une position claire sur le sujet et admet un remboursement forfaitaire maximal des frais de bureau, exonéré de cotisations sociales, à concurrence de 129,48 €, il n’en allait pas de même de l’administration fiscale. Celle-ci ne prévoyait aucun forfait en ce qui concerne le remboursement des frais liés à l’utilisation d’un bureau privé pour des besoins professionnels. En cas de contrôle fiscal, les employeurs devaient pouvoir démontrer comment ils étaient parvenus au montant de l’indemnité forfaitaire octroyée. Ils pouvaient également demander un « ruling » concernant ses frais de télétravail qu’ils prévoyaient d’octroyer.
Au début de la crise sanitaire, vu le nombre croissant de travailleurs en télétravail, l’administration fiscale avait mis en place un système de « ruling » simplifié et admettait que les employeurs se réfèrent aux montants admis par l’ONSS.
Cette demande de ruling n’est plus nécessaire aujourd’hui. L’administration fiscale a pris position et permet, dorénavant et avec effet rétroactif au 1er mars 2020, aux employeurs d’accorder une indemnité forfaitaire de télétravail de maximum 129, 48 € par mois pour les frais de bureau.
La circulaire prévoit les conditions principales suivantes :
- Le télétravail doit être régulier et structurel ce qui signifie qu’il doit être effectif à raison d’au moins 5 jours ouvrables par mois pour les travailleurs.
- L’indemnité est limitée à maximum 129,48 euros/mois (montant valable depuis le 1er avril 2020).
- Le montant de 129,48 euros ne doit pas être réduit proportionnellement en cas de travail à temps partiel lorsque les conditions pour recevoir l’indemnité forfaitaire sont effectivement remplies. L’indemnité peut également être payée pendant la période normale des congés de vacances annuelles.
- L’indemnité forfaitaire de télétravail indemnise les « frais de bureau » du travailleur. Il s’agit de tous les frais liés à l’aménagement et à l’utilisation (y compris le loyer et les éventuels amortissements) d’un bureau, du matériel informatique et d’imprimante, des fournitures de bureau, des services d’utilité publique comme l’eau, l’électricité et le chauffage, de l’entretien, de l’assurance, du précompte immobilier… au domicile du travailleur.
- L’indemnité ne peut être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur recevait déjà ou pour lesquelles il introduirait des preuves.
- L’octroi de l’indemnité ne peut pas être soumis à une distinction entre les différentes catégories de fonction dans l’entreprise. Tous les travailleurs qui télétravaillent de manière structurelle et régulière doivent recevoir le même montant.
L’administration fiscale précise également qu’étant donné que les modalités de cette circulaire sont en grande partie identiques au formulaire de demande covid-19 existant, il a été décidé de le retirer du site internet et de ne délivrer de décision que pour les demandes covid-19 déjà introduites à la date de la publication du présent avis. De plus, la circulaire n’est pas limitée à la période d’application des mesures imposées ou conseillées par le Conseil National de Sécurité, il suffit en effet que le travailleur fasse effectivement du télétravail au moins 5 jours par mois.
Par ailleurs, en application de la circulaire, le montant de l’indemnité de télétravail ne doit pas être réduit proportionnellement en cas de travail à temps partiel à la condition qu’un télétravail régulier et structurel soit effectivement effectué par l’employé, soit au moins 5 jours par mois et ce, à partir du 01/03/2020. Ceci sera également d’application, à partir du 01.03.2020, aux indemnités de télétravail visées dans les décisions « classiques » en matière de frais propres à l’employeur prises par l’administration fiscale.
L’administration fiscale souligne que les décisions Covid-19 ainsi que les décisions « classiques » en matière de frais propres à l’employeur qui ont déjà rendues, restent d’application et que les adaptations reprises ci-dessus sont applicables mutatis mutandis.
Enfin, à partir du 19 août 2020, l’administration fiscale met fin à la procédure rapide concernant les nouvelles demandes covid-19. Néanmoins, une demande « classique » de décision anticipée pourra encore être introduite auprès du Service des Décisions Anticipées, par exemple lorsque l’employeur veut accorder des remboursements forfaitaires pour d’autres frais propres à l’employeur que l’indemnité de télétravail ou s’il veut accorder des montants différents à chaque catégorie de fonction.
L’administration fiscale recommande d’introduire une demande d’avenant aux employeurs qui veulent adapter une décision antérieure en cours de validité, par exemple pour augmenter l’indemnité de télétravail pour certaines catégories de fonctions.
Pour plus de détails sur la circulaire : https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet#!/document/3ec3c1aa-99c1-497c-b51f-0a79822c06c6
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