Pour la première fois, deux circulaires concernant l’indemnité kilométrique ont été publiées (avec retard) au Moniteur Belge. La première circulaire actualise à partir du 1er juillet 2023 le montant annuel sur la base de l’AR de 1965 (0,4280 €/km) ; la seconde circulaire fixe le montant trimestriel qui se base sur l’AR de 2017 (0,4237 €/km). Ces indemnités sont valables en cas d’utilisation de la voiture personnelle pour les déplacements de services. Elles font office de norme sérieuse, ne sont pas imposables et ne sont pas soumises aux cotisations de sécurité sociale.
Révision annuelle
L’indemnité kilométrique basée sur l’AR de 1965 est indexée chaque année au 1er juillet. Le montant de 0,4280 € par kilomètre s’applique donc du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024.
Révision trimestrielle
L’indemnité kilométrique dans la fonction publique fédérale est revue trimestriellement depuis l’AR du 10 novembre 2022 modifiant l’AR de 2017. Le montant de 0,4237 € s’applique donc du 1er juillet au 30 septembre 2023, ce montant s’applique à notre secteur. Pour rappel, pour la période du 1er avril au 30 juin 2023, le montant était de 0,4246 €/km.
Les formules d’indexation des deux mécanismes sont proches dans les principes mais ne sont pas rigoureusement identiques, ce qui amène à une très légère différence entre les deux montants calculés.
Et dans notre secteur ?
Certains secteurs ou certaines entreprises à profit social suivent l’indemnité kilométrique établie pour le personnel de la fonction publique fédérale et doivent donc être très attentifs aux mises à jour trimestrielles. Ce qui est le cas dans notre secteur.
D’autres suivent une indemnité kilométrique établie au niveau de leur commission paritaire ou se réfèrent au montant de l’AR de 1965.
Frais propres à l’employeur
La règle de base veut que l’administration fiscale accepte le remboursement de « frais propres à l’employeur » sur la base d’un décompte des frais réellement exposés par le travailleur. Toutefois, l’administration fiscale accepte un remboursement forfaitaire des frais de voiture lorsque le travailleur utilise sa voiture personnelle pour les déplacements qu’il effectue pour le compte de l’employeur (mission, réunion, formation, etc.). Elle considère ce remboursement comme des « frais propres à l’employeur ». Les indemnités kilométriques font office de normes sérieuses pour le calcul du montant du forfait. Le remboursement est dès lors exonéré d’impôt dans le chef du travailleur. Cette règle n’est toutefois valable que si le nombre de kilomètres parcourus annuellement n’est pas anormalement élevé (c’est-à-dire maximum 24.000 km/an).
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