Les travailleurs qui utilisent leur propre véhicule (voiture, motocyclette ou cyclomoteur) pour des déplacements professionnels (mission, réunion, formation, …) peuvent prétendre au remboursement des frais qu’ils ont exposés à cette fin.
Les indemnités octroyées à cette occasion sont qualifiées de remboursement de frais propres à l’employeur.
Ces frais sont remboursés soit sur la base de justificatifs des frais réellement encourus, soit de manière forfaitaire.
Si elle n’est pas supérieure à celle qu’accorde l’Etat à ses membres du personnel lorsqu’ils utilisent leur véhicule privé à des fins professionnelles, l’indemnité kilométrique forfaitaire est considérée par les administrations compétentes comme une rémunération non-imposable (pas d’Onss – pas de précompte professionnel). Et dans ce cas, vous n’avez pas non plus à justifier le montant des frais remboursés à ses travailleurs.
Le montant maximal de cette indemnité a été fixée à 0,3542 €/Km pour la période du 1er juillet 2020 au 30 juin 2021, par circulaire du 12 juin 2020 (publiée au Moniteur belge du 24 juin 2020). Le montant de cette indemnité a été revu à la baisse suite à la diminution du coût des carburants pendant la période de crise sanitaire.
Si vous décidiez de maintenir l’ancien montant plus élevé de 0,3653 €/km, le remboursement des frais ne sera alors pas considéré comme forfaitaire mais comme un remboursement des frais réels encourus par le travailleur. Vous devrez donc être en mesure de prouver que l’indemnité de 0,3653 €/km correspond au prix de revient kilométrique moyen. À défaut, les montants octroyés au travailleur sur cette base pourraient être requalifiés de rémunération soumise à l’Onss et au précompte professionnel.
Retrouvez ce nouveau montant forfaitaire ainsi que les autres chiffres utiles dans ce tableau mis à jour au 1er juillet 2020 : https://eweta.be/wp-content/uploads/2020/07/Chiffres-Utiles-VF-juillet-2020.xls
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