Dans le cadre de la mesure relative aux lanceurs d’alerte communiquée dans nos bulletins d’information des 12, 19, 26 janvier et du 9 février 2023, l’EWETA s’est interrogée sur le rôle éventuel qu’elle pourrait exercer dans ce cadre afin de vous aider au mieux à respecter cette mesure.
Nous avons dès lors abordé cette question lors de notre conseil d’administration du 28 mars dernier qui a pris la décision de demander à l’équipe de notre Fédération de pouvoir vous venir en aide pour la mise en place de ce canal interne au sein de vos entreprises.
Si vous souhaitez recourir à un outil informatique tel que proposé par des chambres de commerce ou par d’autres sociétés, l’EWETA pourrait alors tenter de négocier pour vous un achat groupé auprès de ces organismes. Si vous êtes intéressé par cette formule, merci de nous faire part de votre intérêt sur cette proposition en adressant un message à Judith Allard j.allard@eweta.be
Nous en profitons pour vous rappeler quelles sont vos obligations et échéances à respecter :
Chaque entreprise doit mettre en place un canal de signalement interne mis à disposition de ce qu’on nomme communément les « lanceurs d’alerte ».
Pour rappel, ce canal interne s’impose comme suit :
- Entreprises de moins de 50 travailleurs : pas d’obligation de mise en place d’un canal interne mais elles sont également concernées par cette législation
- Entreprises entre 50 et 249 travailleurs : le 17 décembre 2023
- Entreprises de plus de 249 travailleurs : le 15 février 2023 avec une obligation de donner la possibilité aux lanceurs d’alerte de déposer leur signalement de manière anonyme.
Ces seuils sont calculés au regard de la moyenne des travailleurs occupés dans l’entité juridique selon les mêmes bases de calcul que celles utilisées pour les élections sociales.
En outre les entreprises de plus de 249 travailleurs sont obligées de prévoir une possibilité de signalement anonyme.
Cet anonymat pourrait s’avérer confortable quel que soit leur taille dans la mesure où l’employeur n’a pas connaissance de l’identité de lanceurs d’alerte.
Bien entendu, l’entreprise en concertation interne paritaire reste décisionnaire du canal de signalement adapté à mettre en place par rapport à sa structure.
Les modalités de mise en place des canaux de signalement internes prévoient la possibilité de le faire via une CCT d’entreprise ou via le règlement de travail. Si l’entreprise fait le choix du règlement de travail, les spécialistes en-là matière conseillent également d’établir un document de politique interne et de se limiter alors juste à quelques mentions dans le règlement de travail. Il en sera de même pour la procédure de suivi des signalements qui devra être mise en place après consultation avec les partenaires sociaux.
À côté des canaux de signalement internes, les lanceurs d’alerte peuvent adresser leurs signalements via des canaux externes. Le législateur a désigné à cet égard une autorité indépendante et autonome comme canal de signalement externe pour la réception et le traitement d’informations sur des infractions. Ce sont les médiateurs fédéraux qui sont chargés de coordonner les signalements externes dans le secteur privé. Le législateur charge par ailleurs l’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains (IFDH) de fournir aux lanceurs d’alerte un soutien professionnel, juridique et psychologique.
Un arrêté royal publié (changer intitulé du lien svp) le 31 janvier 2023 complète cette transposition en désignant les autorités habilitées à recevoir les signalements externes de violation. Chacune de ces autorités est compétente pour un domaine particulier et est responsable de l’enquête et du suivi des signalements, ainsi que des sanctions éventuelles.
En dernier recours, l’auteur du signalement aura également la possibilité, sous certaines conditions, de rendre l’information publique (c’est ce qu’on appelle une « divulgation publique »).
En parallèle, les entreprises désignent également en leur sein un gestionnaire de signalement.
Le choix des personnes ou services les plus appropriés au sein d’une entité juridique du secteur privé à désigner comme compétents pour la réception et le suivi des signalements dépend de la structure de l’entité, mais leur fonction doit en tout cas garantir leur indépendance et l’absence de conflits d’intérêts.
Les canaux de signalement peuvent être gérés en interne par un gestionnaire de signalement ou fournis en externe par un tiers. Dans les deux cas, l’entité juridique du secteur privé donc l’entreprise est considérée comme responsable du traitement des données à caractère personnel.
Les procédures de signalement interne et de suivi comprennent les éléments suivants :
1° des canaux pour la réception des signalements qui sont conçus, établis et gérés d’une manière sécurisée qui garantit la confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement et qui empêche l’accès auxdits canaux par des membres du personnel non autorisés. Ces canaux permettent d’effectuer des signalements par écrit ou oralement, ou les deux. Il est possible d’effectuer des signalements oralement par téléphone ou via d’autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l’auteur de signalement, par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable;
2° un accusé de réception du signalement adressé à l’auteur de signalement dans un délai de sept jours à compter de cette réception;
3° la désignation d’un gestionnaire de signalement, qui peut être la même personne ou le même service que celle ou celui qui reçoit les signalements et qui maintiendra la communication avec l’auteur de signalement et, si nécessaire, lui demandera d’autres informations et lui fournira un retour d’informations;
4° un suivi diligent par le gestionnaire de signalement, en ce compris pour les signalements anonymes;
5° un délai raisonnable pour fournir un retour d’informations, n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement ou, à défaut d’accusé de réception envoyé à l’auteur de signalement, trois mois à compter de l’expiration de la période de sept jours suivant le signalement;
6° la mise à disposition d’informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe au coordinateur fédéral et aux autorités compétentes en vertu de l’article 15 et, le cas échéant, aux institutions, organes ou organismes de l’Union.
Nous vous renvoyons vers la loi publiée au Moniteur Belge le 15 décembre 2022 pour toutes les informations détaillées sur cette mesure.
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